Mit den richtigen Einsatzbereichen und Prompts können gängige KI-Tools Expedienten den Alltag erleichtern. Im Mittagspausen-Webinar von TRVL COUNTER hat Experte Florian Knust vom Beratungsunternehmen Clever Mangos erklärt, wie der Einstieg gelingen kann.
Rund 200 Reiseprofis haben sich am Donnerstagmittag, 9. April, in ein kostenloses Webinar eingewählt – und die Mittagspause damit kurzerhand gegen praktische Tipps zum Thema KI eingetauscht. Thema der gemeinsamen Live-Session von TRVL COUNTER und dem KI-Beratungsunternehmen Clever Mangos war die Frage, wie Expedienten die modernen Systeme – in kostenloser und bezahlter Version – als nützliche Assistenten im Reisebüro-Alltag einsetzen können. Dabei zeigte sich anschaulich, dass es einige kreative Nutzungsmöglichkeiten gibt – aber auch etliche Dinge zu beachten sind.
Generell wird dabei aber deutlich, dass KI mehr ist als ein abstraktes Trendthema, das aktuell in aller Munde ist, sondern im Reisebüro-Alltag mit den richtigen Ideen zum nützlichen Werkzeug werden kann, wie Webinar-Leiter Florian Knust, Mitgründer von Clever Mangos, schon eingangs erwähnte.
Knust bringt 15 Jahre Erfahrung als selbstständiger Berater mit und hat seinen beruflichen Fokus in den vergangenen Jahren ganz auf die Entwicklungen im KI-Bereich verlegt, der ihn vor allem deshalb so fasziniert, „weil er sich gefühlt jede Woche verändert“. Was sich vor dem Hintergrund dieser Entwicklung beobachten lasse: Für Profis aus vielen Branchen werde KI mehr und mehr zum Wettbewerbsfaktor.
KI als Antwort auf zeitfressende Alltagsaufgaben
Dass Reisebüros dabei keine Ausnahme sind, habe sich bereits in einer Vorab-Umfrage unter interessierten Reisebüromitarbeitern gezeigt, die mehrheitlich angaben, dass es in einigen Alltagsaufgaben Potenzial zur Vereinfachung gäbe. Das zeige sich etwa beim Formulieren und Erstellen von Angeboten sowie bei der effizienten Verarbeitung der Kommunikation mit Kunden, wenn es um die konkrete Reiseplanung geht.
Für beide Einsatzbereiche zeigte KI-Experte Knust im Praxis-Webinar konkrete Nutzungsvorschläge, betonte dabei aber auch, dass KI zwar ein hilfreiches Assistenztool sei, aber die Mitwirkung des Menschen – ob beim Formulieren der richtigen Prompts oder bei der Qualitätskontrolle der Ergebnisse – noch immer der entscheidende Faktor sei.
Was Knust aus der Best Practice seines Unternehmens, für jede Aufgabe zunächst eine Herangehensweise per KI zu testen, mitnimmt: „Selbst als Profis auf diesem Gebiet beobachten wir ehrlicherweise, dass die KI bei circa der Hälfte unserer Einsatzbereiche und Aufgaben nicht die gewünschten Ergebnisse erzielt. Die gute Nachricht: Die andere Hälfte macht sie schon richtig gut und qualitativ so hochwertig, dass die Aufgaben auch strengen Qualitätskontrollen standhalten.“
Diese Einsatzbereiche zu identifizieren, sei der erste Schritt bei einer gelungenen KI-Strategie, die KI so zu trainieren, dass sie einem vor allem repetitive, zeitfressende Aufgaben abnehmen kann, der zweite. Dabei sei allerdings eine gründliche Einarbeitung die Grundlage, genau wie die Akzeptanz der Tatsache, dass nicht alles gleich auf Anhieb funktioniert.
Je mehr Kontext desto besser die Ergebnisse
Ein zentrales Thema dabei sei, aus der KI, so Knust, „einen verlässlichen Assistenten“ zu machen, der etwa die wichtigsten Informationen aus Kundengesprächen auf einen Blick sinnvoll aufbereitet oder beim Erstellen von Angeboten behilflich ist. Dafür verwandelte Knust sein KI-Beratungsunternehmen in ein Reisebüro und verlegte Logo und Unternehmensmotto von Clever Mangos kurzfristig unter Palmen und sich und seine Kollegen vom Schreibtisch an den Counter. Dann ging er anhand mehrerer fiktiver Szenarien auf Alltagsaufgaben im Reisebüro ein und demonstrierte erste einfache Prompts zum Erstellen eines Angebots.
Das Wichtigste für den Anfang sei es, der KI möglichst viel Kontext zu geben, um sicherzustellen, dass ihre Ergebnisse auf realen Fakten basieren. Das könnten etwa Informationen zu konkreten Kundenanfragen sein, ein allgemeiner Überblick über Spezialisierung und Zielgruppe des Unternehmens oder aktuelle Kataloge von Reiseveranstaltern, mit denen man zusammenarbeitet.
Auf dieser Basis zeigte er etwa, wie aus einer Kundenanfrage, kombiniert aus Telefon- und Gesprächsnotizen, E-Mail-Inhalten und den hinterlegten Katalogdaten, in kürzester Zeit ein strukturiertes, passgenaues Reiseangebot entstehen kann.
Überblick über KI-Einsatzbereiche am Counter
Zu den weiteren Einsatzbereichen, die Knust beim Webinar demonstrierte, zählte auch die Beantwortung konkreter Kundenanfragen etwa zu detaillierten Stornobedingungen verschiedener Anbieter, die man sich von der KI schnell und sogar mit Quellenangabe für eine anschließende Überprüfung ausgeben lassen kann.
Auch beim Erstellen von Social-Media-Posts sowie beim Formulieren von individualisierten Welcome-Home-Nachrichten, im besten Fall bereits mit dem nächsten spannenden Reiseangebot für die Kunden, machte die kostenlose Version des von Knust verwendeten KI-Systems einen soliden Job.v
Auf die Frage, welches KI-Tool Expedienten am besten nutzen sollen, hat Knust den Rat, dass es weniger auf das System an sich ankomme, sondern darauf, dass man sich dessen Eigenheiten und Anforderungen so gut aneigne, dass auf Anfragen die passenden Ergebnisse herauskommen. Auch ob man eine Bezahlversion oder die kostenlosen Varianten von ChatGPT, Copilot, Gemini und Co. nutze, sei in vielen Fällen erst einmal zweitrangig.
Sein Tipp dabei ist lediglich, die jeweiligen AGB der Anbieter auf eine Regelung zur kommerziellen Nutzung zu prüfen, denn hier warten genau wie in Sachen Urheberrecht rechtliche Hürden, die es zu beachten gilt.
Wer dann entscheidet, die Pro-Version eines Programms nutzen zu wollen, tue vielleicht gut daran, einfach mal ein Monatsabo der kostenpflichtigen Variante zu testen und diese dann einer Kosten-Nutzen-Rechnung zu unterziehen. „Wenn 20 Euro Ausgaben monatlich helfen, langfristig 20 Stunden Arbeit zu sparen, geht die Rechnung nämlich mehr als auf.“
Sandra Kathe
